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ゴルフコンペ開催に向けて、皆さんの出欠を取る際に使用する文章のひな形テンプレートを無料でダウンロード、ご使用いただけます。
最近はメールを使用する事が多いですが、FAXを使用する事もまだまだ多いのが現状です。

様々な年代の方が参加するのがゴルフコンペです。

あなたが幹事をする時に、あなたの知らない人がコンペに参加することも少なくありません。

ですからゴルフコンペの案内はきちんと文章を作成して、誰もが確認できる形で配信する必要があります。

最近ではメールでの案内も徐々に増えてきてますが、まだまだファックスの案内をするコンペも多く存在ます。

参加者に合わせて、すべての人々がもれなく案内を受け取れるように、配慮するのも幹事の役割になります。

ここでは、一から案内文章を考えるのが面倒な方のために、ゴルフコンペの案内文章フォーマットをダウンロードいただけるページです。

案内文章を配信する前に、資料の中身と気を付けておきたい点をご説明いたします。

 

配信する案内文の内容と留意点

幹事さんのお仕事で案内文章を送るタイミングは二つあります。

次のいずれかの時に案内文章を送信する場合がありますので、確認しておきましょう。

送信のタイミングは以下の通りです。

 

①案内と出欠の確認をする

コンペのグループメンバーに日程が決まっている場合に、挨拶文章と日時と場所の詳細を記載します。その一番下に出欠の有無を記載して、返送いただく案内文章となります。

これは結婚式の招待状と同じ要領になります。

日程やゴルフコンペを開催するゴルフ場、会費、プレー費など諸々の必要事項が決定している場合、案内文章とともに参加者の出欠をとります。

これは定期的に開催されるゴルフコンペなどによく使用されるときに便利です。

このタイミングの時に注意するべき点は、参加者の人数が確定がしてないので、景品の決定はできません。

一人当たりの会費（コンペ費用）は決まっていますので、幹事さんが最終集計をして、参加者集計後にコンペに使用する景品を選定することになります。

現在ではこのようにFAX送信や、手紙での郵送による方法がとられている場合が多いので、返信がない方には、一人ひとり返信の確認をする必要があります。

多くの郵送物が届く、家庭や、会社になると埋もれてしまうこともあります。

 

また、会社に送付する場合は、手紙に記載する、ご挨拶文章、季語などを注意して文章を考えましょう。

 

今回のテンプレートに関しては以下の文章が設定されています。

「皆様におかれましては、時下益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。」

また、文章の中に、前回のコンペの内容など一言程度で、記載すると、親近感がわきどのゴルフコンペか思い出すことができますので、一言いれるといいでしょう。

 

出欠の有無を返信いただく必要がありますので、必ず締め切りの日程の記載を設けてください。

締め切りまでに返信がない方には追ってご連絡をする必要があります。

 

出欠確認をする連絡先など間違いがないように、十分配慮して、失礼のないように対応をすることが必要となります。

 

当たり前のことですが、返信されるメールアドレスやFAX番号など間違いがないようにしっかりと確認をして、郵送またはFAXをしてください。

 

 

②参加者の確定後に案内を送信する

こちらのパターンでは、出欠の確認が全員とれた状態です。

出欠管理のアプリや、現在ではLINEなどSNSで出欠の確認がとれます。

何かしらの方法で、参加者が確定した上で、ゴルフ場やプレー費を決定して、案内を配信することになります。

この場合は参加者の人数が確定をしていますので、コンペの景品の選定もできます。

今回行われるコンペの優勝や準優勝など、特別賞があるなど、一言記載があると期待も高まり参加意欲もあがります。

順位の発表なども記載できるスペースがあれば、記載するといいでしょう。

こちらも定期的に開催されるコンペであれば、前回の様子を一言程度記載するといいでしょう。

この②は案内文章を送信するのに、あまりスタンダードではありませんが、年齢層が様々なコンペのメンバーもいらっしゃるときに、最終確認の案内として郵送することも出てきます。

WEBや、FAX、郵送など参加メンバーに合わせて使いわける必要があります。

 

①の方法は幹事さんへ返送される内容をまとめる手間があります。

きちんと誰が参加で欠席なのか、まとめて参加者リストを作成する必要があります。

参加者リストは常に最新を使用する必要があります。

その管理の面倒さや、リスクなどは「ゴルフコンペ幹事トップ」のページにまとめさせていただきました。

このページに、上記の①と②の方法の案内と出欠管理の方法をまとめ、どの方法が、あなたにとって（ゴルフコンペを取りまとめる幹事さんにとって）、最良の方法なのか、すべて記載を致しました。

そのメリットとデメリットを見るだけでも今後のコンペ開催に至る取りまとめ方の参考になるかと思います。

以下をクリック頂き、最良の方法を模索していただけたらと思います。

ゴルフコンペ幹事のやるべきこと！コンペ企画の経験者が語る、各ツールのメリットデメリット

 

私たちはゴルフコンペの参加、企画を数多くしてきました。

メリットデメリットの中でも記載がありますが、どれも優れたツールの中で、私たちのニーズを満たすことがありませんでした。

どれを使用しても、人的ミスが発生しやすいことに気が付いたのです。

それもそのはずです。

それらは、

 

ゴルフコンペの幹事のためだけに作られたものではない

 

からです。

その中で培ってきた経験を活かし、数年の月日をかけて、スタッフ間で会議を定期的に行いました。

そして完成したのが、

 

「ゴルフコンペ幹事さんを楽にする」システム

 

です。

これは、先ほどの①の方法と②の方法をどちらも一度に設定できてしまう優れものです。

幹事のかたが「必ずやらなければならない仕事が３つある」というトピックスでも述べましたが、

幹事になったからには、

 

10名のコンペでも100名のコンペでも

 

案内を配信しなければならない

 

という仕事があります。

 

これはまさしく、

 

避けては通れない「幹事さんの大事な仕事」です。

郵送でもメールでも、他のコミュニティーツールなどどれを使用しても、私たちにとって、より幹事のかたの負担を減らす方法を模索して考えました。

そこでたどり着いた答えがあります。

 

その内容を包み隠さずにすべてお話を致します。

もしご興味がありましたら、以下のリンクに

「無料幹事システム」の詳細をご覧いただけます。

今後、あなたが開催、企画するゴルフコンペがより無駄なく、ミスなくできることを願いご一読いただけたら幸いです。

→「無料幹事システム！幹事のお仕事自動化しませんか？詳しくはコチラをクリック」

以下が、メール用の案内文参考ひな形は、「ゴルフコンペ幹事さんのやる事一覧」の

【ゴルフコンペ案内文章】をコピペしてお使い下さい。

あくまで参考例ですので、必要に応じて加筆/変更してお使い下さい。

ゴルフコンペ用　FAX案内・郵送文章文章ひな形 無料ダウンロード

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