ゴルフコンペ幹事さんを楽にする「幹事システム」ご紹介その①　ゴルフコンペの案内を劇的に楽ちんにする？ ゴルフコンペ景品のサイト！

ゴルフコンペの案内を劇的に楽ちんにする？

 

ゴルフコンペ幹事さんのやらなければならない仕事の中に、参加者の確認と決定があります。

ゴルフコンペはだいたいグループがきまっているものがあったりしますよね。

いつも通りのコンペグループのメンバーの方に、案内状や、メールを送信などして、当日コンペに参加できるメンバーの確認をします。

しかし、友人が新しいメンバーを招待や追加したり、参加させてほしいという声もあったりします。

今回のゴルフコンペのみに参加するのか、今後定期的に開催されるコンペに参加し続けるのかは、その時によってまちまちです。

まず、幹事システムでは、

 

まずメンバー会員登録後に幹事システムへログインします。

その後、ログインしたメンバーページにオレンジのボタンか、赤い背景の幹事システムというボタンをクリックします。

ゴルフコンペのグループを作成します。

 

グループを作成したら、そのグループに参加されるメンバーを登録していきます。

そのグループに新しくメンバーが入りそうなら、その都度メンバーを追加します。

一度作成したゴルフコンペグループは幹事システムの中にずっと残り続けますので、次回開催されるときは、そのグループ画面からメンバー全員に、案内や内容を配信できます。

追加や削除も簡単にできます。

さらに、今回だけ〇〇さんはコンペ参加するから、次回からはメンバーからはずすこともできます。

 

作成例

 

グループ登録

サクラゴルフコンペの会

 

というグループを作成したとします。

そのグループへメンバー登録をしていきます。
Aさん
Bさん
Cさん
Dさん
Eさん（今回だけ参加）
メンバーの登録は一グループあたり、100名以上でも登録可能です。

メンバーが確定したら、続いて開催されるゴルフコンペの録をします。

A～Eさんでゴルフコンペを登録

あいさつ文章
コンペ名
開催日時
開催場所
予算
キャンセル内容
ルール

　など

ゴルフコンペの登録画面よりコンペに必要な情報を記入します。

管理画面より、案内メール自動配信の日程を設定したら、

設定日に自動で、入力した詳細がメンバーへ配信されます。

↓↓　配信文章内容例　ここから　↓↓

こんにちは！
Eさんへ「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」に関する出欠確認の入力をお願い致します。

---------------本文---------------------------------------
皆さん

こんにちは！

サクラゴルフコンペの今回の幹事のコンペパートナーです！

コンペの日程が決まりました。

詳細を送りますので、参加可能な方はメールにある出欠URLをクリックして、出欠を送信してください。
----------------------------------------------------------

---------------詳細---------------------------------------
「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」
開催日：20〇〇年12月28日
時間：朝8時半にクラブハウス　受付へ集合
開催場所　名称：〇〇カントリークラブ
開催場所　住所：〒999-9999 北海道 北海道市北海道町
TEL：01-1234-5678
WEB情報：http://hokaido-cc.com
会費：3,000円
会費の説明：会費は3000円/一人
プレー費　10000/一人
合計　13000円を受付で渡してください
キャンセルについて：キャンセルフィーは50％になります。
キャンセルフィー発生日：20〇〇年11月16日

出欠締め切り日：20〇〇年11月18日

その他：
特別ルール

〇〇組
●●さん　××さんのみ

□◇□◇□◇とします。
----------------------------------------------------------

----------出欠確認アドレス--------------------------------
下記のURLをクリック頂き出欠の入力をお願い致します。

※※※ここに「Eさん」専用のURLが添付されます※※※※※

----------------------------------------------------------

----------「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」の担当者--------------------

幹事：※※管理者名が記載されます※※
MAIL：※※管理者のメールアドレスが記載されます※※
TEL：※※管理者の電話番号が記載されます※※

----------------------------------------------------------
※何かご不明な点があれば担当者へご連絡下さい。

 

↑↑　メール内容　ここまで　↑↑

 

 

AさからEさん、一人ひとりに専用の出欠URLが送信されます。

届いたら、そこをクリックして、

参加　欠席　を選択して、送信ボタンをクリック！

幹事の管理画面へオンタイムで集計されます。

入力画面とメンバーへ配信される画面は帯電話電話からも編集できます！

メンバーと幹事が直接面識がない場合も、このURLからメンバーは幹事（担当者）へ直接不明な点を幹事だけに質問したり、問い合わせが出来ます。

出欠締切日を設けているので、その日を超えると配信されたメンバーからは変更ができなくなります。

しかし、急な予定の変更は実際に起こり得るので、締め切り日を超えても幹事の方が「幹事権限」で変更をすることができます。

さて、

 

自動で楽に無事に配信されたコンペの内容ですが、メールに気が付かず

 

①出欠を上げてない人

②普段届かないメールで、「なんやこのメール」となって出欠URLをクリックしない人

③迷惑メールフィルタがかかって届いてない人

 

など、メールの環境によっては、不通のメンバーもいるかもしれません。

 

 

でもご安心ください！

 

 

このシステムは以下の方法をとっています。

まず、案内を配信してから、2週間出欠をあげていない人に関しては、そのメンバー全員のみ再度メールが配信されます。

 

↓↓出欠上げてないメンバーへ14日後へ配信メール内容例　ここから↓↓

 

こんにちは！
※※出欠を上げていないメンバーの名前※※　さんへ

このメールは、「※※出欠が関係しているコンペの名前※※」に関して一度ご案内をした方へ、自動で配信されています。

「※※出欠が関係しているコンペの名前※※」のご案内を送信して、14日間が経過いたしました。

まだ、「 ※※出欠が関係しているコンペの名前※※ 」　の

　「※※※※出欠を上げていないメンバーの名前※※※※」

さんの出欠が確認とれていませんので、

再度ご確認頂きますようよろしくお願いいたします。

---------------本文---------------------------------------
皆さん

こんにちは！

サクラゴルフコンペの今回の幹事のコンペパートナーです！

コンペの日程が決まりました。

詳細を送りますので、参加可能な方はメールにある出欠URLをクリックして、出欠を送信してください。
----------------------------------------------------------

---------------詳細---------------------------------------
「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」
開催日：20〇〇年12月28日
時間：朝8時半にクラブハウス　受付へ集合
開催場所　名称：〇〇カントリークラブ
開催場所　住所：〒999-9999 北海道 北海道市北海道町
TEL：01-1234-5678
WEB情報：http://hokaido-cc.com
会費：3,000円
会費の説明：会費は3000円/一人
プレー費　10000/一人
合計　13000円を受付で渡してください
キャンセルについて：キャンセルフィーは50％になります。
キャンセルフィー発生日：20〇〇年11月16日

出欠締め切り日：20〇〇年11月18日

その他：
特別ルール

〇〇組
●●さん　××さんのみ

□◇□◇□◇とします。
----------------------------------------------------------

----------出欠確認アドレス--------------------------------
下記のURLをクリック頂き出欠の入力をお願い致します。

※※※ここに「Eさん」専用のURLが添付されます※※※※※

----------------------------------------------------------

----------「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」の担当者--------------------

幹事：※※管理者名が記載されます※※
MAIL：※※管理者のメールアドレスが記載されます※※
TEL：※※管理者の電話番号が記載されます※※

----------------------------------------------------------
※何かご不明な点があれば担当者へご連絡下さい。

 

↑↑出欠上げてないメンバーへ14日後へ配信メール内容例　ここまで↑↑

 

 

さらに、同時に幹事システムを利用している、あなたへ以下の内容のメールが確認として送信されます。

 

 

↓↓確認のためにあなたへ送信されるメール　ここから↓↓

 

※※あなたの会員情報のお名前※※　様

いつもコンペパートナーをご利用下さいましてありがとうございます。

さて、この度 サクラゴルフコンペの会　ゴルフコンペ名「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」に関してお知らせいたします。

第24回　春の陣　サクラゴルフコンペの案内配信から、14日間ほど経過致しました。

配信されたメールで出欠の回答をいただいていないメンバー様がいます。

メンバー様には、再度内容と出欠入力のご依頼を自動メールで送信致しました。

しばらくしても出欠の回答がない場合、登録頂いたメンバー様のメールアドレスが間違っている可能性があるかもしれません。

返答されていないメンバー様は以下のメンバー様です。

＜未回答のメンバー様一覧＞

※※未回答のメンバー一覧が表示されます※※

一度ご確認頂きますようよろしくお願いいたします。

ログインURL：http://compe-partner.com/member_site/login.php
ログインID：※※あなたのログインIDが表示されます※※
ログインPASS：非表示

また、このメールはコンペパートナーが配信する、確認サービスのメールとなります。

こちらにご返信いただいても、返答しかねますので、あらかじめご了承くださいませ。

↑↑確認のためにあなたへ送信されるメール　ここまで↑↑

 

 

登録したメールアドレスが間違っていて届いてない可能性があるかもしれませんので、コンペパートナーの幹事システムでは、このようなサービスメールが配信されます。

このように自分に関係のあるメールであることをリマインドとして配信をすることで、怪しいメールではなく、きちんとしたコンペの案内メールであることをご案内できます。

しかし、迷惑メールに入ってしまって、メール自体が確認できない人もいます。

「え？そんなの届いてないよ！」

こんな方も出てくる可能性もあります。

そんな方はLINEやSNSを使用してる場合や、LINEやFacebookのグループで、ゴルフコンペの案内をそこに配信している方なら、

幹事システム管理画面より、参加者それぞれの参加者URLを貼り付けることができます。

メールが届いているにも関わらず、埋もれてしまった場合でも、コンペの編集から、送信者の選択を絞ることで特定のメンバーに案内することが出来ます。

メールを使用していない方は、幹事権限で、幹事の方が直接設定することで、全てのメンバーの出欠を管理できます。

これで安心してほったらかすことができます。(笑)

また、案内の中には

先ほど説明した

詳細を伝え、出欠を確認する案内

と、その他にも

キャンセル期日間近になり、キャンセルの確認の案内

最終決定したメンバーへ、組表や資料を添付して送る最終の案内

があります。

これらの案内があれば、あなたも、参加者も安心です。

本当は急な予定がっていけないのに、キャンセルを忘れてしまったということも未然に防げる可能性が上がります。

この幹事システムは、キャンセル案内も設定した日程で自動配信されます！

キャンセル可能の期日が〇月25日だとしたら、管理画面より、〇月18日にキャンセル確認の内容が自動配信されます。

 

 

↓↓キャンセルメール配信内容例　ここから↓↓

 

「キャンセル」　送信内容確認

＜第24回　春の陣　サクラゴルフコンペのキャンセル確認＞
こんにちは！
Eさんさんへ「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」キャンセルフィーは

20〇〇年11月16日

より発生します。

キャンセルされる場合は早めにキャンセルをお願い致します。

---------------詳細---------------------------------------
「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」
開催日：20〇〇年12月28日
時間：朝8時半にクラブハウス　受付へ集合
開催場所　名称：〇〇カントリークラブ
開催場所　住所：〒999-9999 北海道 北海道市北海道町
TEL：01-1234-5678
WEB情報：http://hokaido-cc.com
会費：3,000円
会費の説明：会費は3000円/一人
プレー費　10000/一人
合計　13000円を受付で渡してください
キャンセルについて：キャンセルフィーは50％になります。
キャンセルフィー発生日：20〇〇年11月16日

出欠締め切り日：20〇〇年11月18日

その他：
特別ルール

〇〇組
●●さん　××さんのみ

□◇□◇□◇とします。
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----------キャンセル確認アドレス--------------------------

下記のURLをクリック頂き出欠の入力をお願い致します。

※※※ここに「Eさん」専用のURLが添付されます※※※※※

※出欠の変更はキャンセル日より出来なくなりますのでご了承ください。

----------------------------------------------------------

----------「第24回　春の陣　サクラゴルフコンペ」の担当者--------------------

幹事：※※管理者名が記載されます※※
MAIL：※※管理者のメールアドレスが記載されます※※
TEL：※※管理者の電話番号が記載されます※※

----------------------------------------------------------
※何かご不明な点があれば担当者へご連絡下さい。

↑↑キャンセルメール配信内容例　ここまで↑↑

 

 

メンバーへ配信される出欠URLは、指定したキャンセル発生日を超えると

メンバーでは変更できなくなります。

こちらも、締め切り日と同様、幹事権限（幹事システムのログイン者）が自由に変更できます。

キャンセルの案内をして、キャンセル日が過ぎて、ようやく参加者が確定できます。

その間にも幹事さんは、様々な用意があります。

ゴルフ場の予約
※参加人数や開催場所によっては複数予約する必要もあります

景品の選定
現時点の参加者をみて、みんなに喜ばれそうな景品を探す必要があります。

備品の準備
フラッグや熨斗、順位表やコンペルールなど確認

 

などなど、

上げればきりがありませんが、20名以上のコンペとなると、人間が管理する限界を超えてきます。

ましてや、名前と顔が一致しない方がいるのが当たり前のゴルフコンペなので、いちいち個別でメールやファックスで出欠を管理しているとミスも起きやすく、大変です。

この幹事ステムの出欠を使用すれば、

出欠関係はひとまず幹事システムの自動配信にまかせて、

 

あなたは、

 

他のことに時間を使える

 

わけです！！

この幹事システムの案内システムは、それだけではありません！

幹事の方が普段の仕事や他のこともに集中できるように、ご用意した配信サービスがあります。

それは、

ゴルフ場の予約のキャンセル大丈夫ですか？
案内です！

先ほどちらっと出てきましたが、

参加人数や開催場所により、仮予約するゴルフ場が

 

複数になる

 

ということがあります。

 

時に、この仮予約のキャンセルを忘れてしまうことがあります、、、、

ゴルフ場によっては、人数が多ければ、仮予約でも期日を過ぎれば

キャンセルフィーが発生

するゴルフ場も少なくありません。

このようなうっかり？

にちかいミスも、この幹事システムは未然に防ぎたい！

そう思いました。

そこで取り入れた、配信サービスが、

ゴルフコンペの開催日2週間前に

以下のメールが幹事さんにだけ配信されます。

 

↓↓2週間前のゴルフ場キャンセルの確認メール内容　ここから↓↓

 

※※あなたの会員情報のお名前※※　様

いつも、コンペパートナー をご利用頂きありがとうございます。

さて、「　※※該当するゴルフコンペ名前※※　」の開催日で〇週間前となりました。

会場がすでに決定されている場合、他にご予約された会場のキャンセルはお済でしょうか？

会場によってはキャンセルフィーが発生する場合がございますので、ご注意下さいませ。

なお、このメールは、コンペパートナー が自動で配信する、実施に至るまでの確認サービスメールです。

このメールにご返信いただいても、こちらから再度返信することは出来かねますので、あらかじめご了承下さいませ。

それでは、「※※該当するゴルフコンペ名前※※　」が、素晴らしいゴルフコンペとなりますよう、スタッフ一同心よりお祈り申し上げます。

 

↑↑2週間前のゴルフ場キャンセルの確認メール内容　ここまで↑↑

 

これがあれば安心して、複数のゴルフ場を仮予約できます。

ついうっかり忘れてしまって、幹事さんがキャンセルフィーを支払った、なんてこともありますが、コンペ幹事の流れを知っている方や、50名から100名のコンペを開催する幹事になると、確認事項もたくさんあります。

様々な状況を考えて、私たちはこのメールの配信サービスを追加いたしました。

ここまで来たら、

①参加者の確定もできた
②開催場所の選定　キャンセルもできた

上記のことが確定まできました。

ここで、ゴルフコンペの幹事を悩ますのが、

資料の作成です。

この資料作成には、
①集合時間
②場所
④参加者リスト
⑤組表
⑥当日のルール
⑦著注意事項

などが記載された資料を用意する必要があります。

これらの内容を一枚ものにまとめて、当日配布したりします。

この資料の作成も慣れているならいいのですが、とても面倒な作業がいくつか出てきます。

次の項目ではこれらの資料を劇的簡単に作成できてしまうことが出来ます！

これは案内システムの最終項目でもある、

最終案内

のご説明も一部入ります。

さらに作業を楽ちんにする内容はぜひ次のリンクをクリックしてください。

あなたの作業がどんどん完結して、楽に資料が作成できることがイメージできるはずです！

ゴルフコンペ幹事さんを楽にする「幹事システム」ご紹介その②

組表や資料の作成を劇的に楽ちんにする？

 

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