ゴルフコンペ幹事　虎の巻　その二　「ゴルフコンペ幹事さんが絶対する仕事①　参加者の確認と決定」ゴルフコンペ幹事　虎の巻　その二　「ゴルフコンペ幹事さんが絶対する仕事①　参加者の確認と決定」 ゴルフコンペ景品のサイト！

ゴルフコンペの幹事を受けたことで、必ずやらなければならい仕事が３つあるということをご説明させて頂きました。

その中で企画するゴルフコンペの「参加者の確認と決定」があります。

今は便利なものが増えてきたので、無料で使えるツールを比較しながら、そのメリットとデメリットをお話ししながら、あなたはどの手段を選べば、ミスなく確実に、そして失礼なくゴルフコンペの幹事のお仕事が遂行できるのか、イメージをしながらお読みください。

※すでにこちらの内容をご覧いただいた方は「無料幹事システム」ページへ

→ゴルフコンペ幹事のための「無料幹事システム」

無料の出欠管理サービスを使う

最近では非常に便利なサービスが無料で使うことができます。

有名なものでいうと伝助、や調整さんというWEBアプリができます。

これらは、ユーザー登録や会員登録不要で、そのホームページにアクセスしたら、イベントを作成します。

イベントとは、今回でいうとゴルフのコンペを指します。

候補日を確定するのに、カレンダーから候補日を複数選択します。

そして、イベントの詳細（時間帯や参加費用）などを記載して、作成ボタンを押すと出欠を入力するURLが自動で作られます。

そのURLを参加する方々のメールへ添付したり、LINEなどのアプリで添付します。

それをクリックしたら、自分の名前を入力して、参加できる日程に○×▲をチェックして登録。

そして、一番参加人数が多い日程に色が付き、日程を決定することができる便利なサービスです。

（伝助や調整さんで検索してください）

メリットは

①とても簡単
②ユーザー登録など不要
③URLに簡単入力できる

しかしこれにはデメリットもあります。

それもそのはず。

これらのサービスは誰でも簡単に、どんなイベントの種類でも、出欠管理ができるように作られています。

とても多くのユーザーが訪れ使用しているのが、この無料出欠管理サービスです。

いわば汎用性があり、ゴルフコンペに特化したものではないので、物足りなさがあるのは仕方がないことです。

私たち自身も使用したこともあり、とても便利だと感じていました。

ではこれに関するデメリットを述べます。

私たちが実際にパーティーやゴルフコンペをするにあたり感じたデメリットは以下になります。

①いつでも出欠を変更できる
②出欠URLを送信したが、名前の入力がなく反応がない
③作成したURLを作成者がなくして、再度作る
④その出欠URLを保存して、定期的にアクセスしないと参加人数が把握できない

上記のようなデメリットがあげられます。

一つ一つ説明をしていきます。

①いつでも出欠を変更できる

これは時に、大変な事態を引き起こします。

それは、私たちもこの便利なサービスを使用して、あらゆる出欠をとってきました。

パーティーを企画した経験をお話しした通り、会場においてはキャンセルフィーが発生することがあります。

キャンセルの案内をしたとしても、

「あ、予定が入ったから、欠席に変更しよう」

ということが可能なのです。

そして、いつ更新したのか分からないパターンが多いのです。

伝助に関しては、一番下に最終更新日時が記載あり、最終アクセス日時も表示されます。

しかし、広告などが多く、そこに気が付く人は少なくでしょう。

また、これには問題があります。

「だれがいつ更新したのか分からない」

ということです。

日付だけが記載されているので、誰がいつ更新したの？　それがわからないのです。

キャンセルの日程を過ぎて、Aさんが欠席へ変更しても〇〇さんがいつ変更したのか分かりません。

無料のサービスですので、そこまでの管理はできないということかもしれません。

幹事さんご自身の管理能力が問われるのです。

今ではLINEでも出欠管理のサービスがありますが、ゴルフコンペ幹事さんを考えた細やかな管理能力は備わっていません。

もし、Aさんがキャンセルフィー発生日の確認メールを見落としていたら、どこに責任の所在があるのか分かりらなくなります。

ゴルフコンペとは基本的には知らない方が加わります。

キャンセルフィー発生日を超えて出欠を変更するような、モラルのない人は少ないことを願いますが、本人がやラインの案内を確認しそびれていたら、分からなくなります。

このような事態は初めて幹事をされる方（今まで幹事を経験したことがある方もですが）特に避けたい事態です。

はじめて連絡する人もいるでしょうし、失礼のないように事態をお伝えする必要がございます。

余談ですが、私たちはこれにより実際に問題がおきました。

数名分のキャンセルフィーを負担したこともあります。

この事態を出来る限り避けるためには、細かな案内の配信や、ある期日（キャンセルフィー発生日など）を経過したら編集や変更をさせない。

などといった「締め切り」をアプリ内に設けることで、回避ができます。

この事態の回避に関しては、読み進めた後にある、コンペパートナーが独自で開発したシステムの詳細をご確認ください。

読んでいただければ、このような問題が起きにくく、安心して仕事をしながら、ゴルフコンペの幹事として、業務を進めていくことができるイメージを持っていただけます。

ただ、まだまだ無料で使える便利な方法がありますので、比較しながらお読み頂き、最終最後までお読み頂けましたら、判断をして頂きたいと思います。

 

②出欠URLを送信したが、名前の入力がなく反応がない

こちらも私達がよく出くわした問題の一つでありました。

50名以上のイベントになると、だいたい100人ほどに出欠の案内の確認を流すことになります。

100余名のうちのだいたい半数が参加するからです。

300人参加になると、1000名に配信する計算ですね。

しかし、20名を超えると

人の能力で管理する限界を超えてきます。

顔と名前が一致しない方も多くでてきます。

また、スマホやLINEなどをあまり使用しない方にとっては、LINEで連絡がくることが不便と感じている人もいました。

100人に送信したはずの出欠URLが全員名前を記載して、きちんと入力してくれるとは限りません。

名前も顔も一致しないほどの規模のなると、連絡先と名前をリスト化し、エクセルなどで管理しておく必要があります。

そのリストの中から、出欠URLを作成していない方をメールリストから探して、一人ひとりにメールを送信する手間が増えます。

ゴルフコンペの幹事さんも忙しい中、一所懸命してるのですが、受け取る側も仕事や、受け取ったときの事情があり、入力忘れ、確認忘れも仕方がないことでしょう。

また、無料の出欠管理サービスは、アクセスした人が自分の名前を任意で入力するものなので、名前と一致しずらいニックネームなどで、記載されると、もう誰が入力したのかもわからなくなります。

多人数になれば、管理する手間が増え、正確性も問われてきます。

この事態を少しでも回避するためには、

・幹事が定期的に入力確認をすること。

・コンペに新しいメンバーが加わった時に、平均スコアやニックネーム、住んでいる地域などのある程度の詳細をエクセルなどの表に追記しておく

このような管理が必要になってきます。

普段、お仕事やご家庭のことで忙しい中、細やかな配慮と管理が必要になります。

 

 

③作成したURLを作成者がなくして、再度作る

このデメリットに関しては、幹事である人の管理能力も依存します。

私たちは、簡単に出欠表ができてしまうので、このWEBサービスを多用したことがありました。

その結果何が起きたかというと、

複数の出欠URLの編集画面のURLがどこかへ行ってしまった、、、、

実際には、どこにも行ってないのですが、、、。

単純に管理能力が低いだけです、、、。

ゴルフコンペも年に6回、10回こなす方は様々なメンバーで構成されたゴルフコンペに参加されています。

または幹事を勤めたりします。

あまりないケースですが、そのすべての幹事になっていたら？

考えただけでも、ぞっとしますね。

これらの無料出欠は、ユーザー登録も不要で、便利かつ簡単なものですが、多用していると管理が煩雑になりかねません。

全てミスなく、きちんと管理、さらにメンバーに失礼なく、ゴルフコンペの出欠から、コンペ当日を迎えたいものです。

一度、出欠URLをなくしてしまったら、また作らなければなりません。

さらに、せっかく入力してくれた方に、もう一度入力して頂かないといけません。

気が変わって、そのイベントに行けたのに欠席になったということも実際に経験しました。

私たちも普段の業務で忙しい中、出欠案内や管理をするものですから、当然ミスもありました。

URLをなくしてしまたので、
もう一度入力してください、、、、

って。

なかなか言いずらいですよね、、、。

特に、PCやスマホの扱いになれていない方、ご高齢の方もコンペに参加されるケースが多い中、少し気が引けたりします。

普段の仕事があるから仕方がないでしょ！！

って、言いたいのですが、自分が入力する立場だったら、たとえ簡単な出欠入力でも、同じことを繰り返しするのは少し面倒に感じます。

このような事態を回避するためには、それぞれの出欠URLをリスト化して、一元管理する必要があります。

コンペの数が多くなれば管理もきちんとしていかないといけません。

このメリットの前にもご説明した、あるコンペのグループのメンバーの顔と名前が一致しないくらい多くのメンバーが参加してることもあります。

メンバーの管理に加え、さらに仕事が増えてしまいます。

回避するためには以下を徹底する必要がありますね。

・ゴルフコンペのメンバーの管理
・グループの管理
・どのコンペメンバーのグループに、どの出欠URLを送信したのか、URLの管理

便利なものを多用すると、管理が煩雑になってしまうケースがあります。

ここも幹事としての管理能力が問われるように感じます。

この事態の回避に関しては読み進めた後にある、コンペパートナーが独自で開発したシステムの詳細をご確認ください。

一つの画面で、
一元で管理できる仕組みがございます。

しかし、新しいものを使用するには勇気がいります。

なので、もう少しお付き合い頂きまして、あなたに本当に最適な方法を模索してください。

全て私たちの経験即からお話をさせて頂きます。

その中で資料の方法を選んで頂きたいと思います。

 

④その出欠URLを保存して、定期的にアクセスしないと参加人数が把握できない

このデメリットに関しては、②③とも似ていますね。

②のデメリット
出欠URLを送信したが、名前の入力がなく反応がない

③のデメリット
作成したURLを作成者がなくして、再度作る

上記の内容を、先ほど前述いたしました。

つまり、どんな無料のWEBサービスを利用しても、ご自身でメールや、エクセルで管理をしても、定期的に確認して、間違えないように管理をする必要があるとうことです。

ゴルフコンペ当日まで、急に仕事が忙しくなることもあるでしょう。

始めて行うゴルフコンペの幹事であれば、少々焦ったり、てんぱってしまうこともあることでしょう。

ゴルフコンペ当日まで、出欠の案内や、キャンセルの案内、会場のキャンセル確認、組表を作成、当日の最終のまとめ資料の作成など、諸々の作業を考えると、一つのゴルフコンペをスムーズに当日を迎えるまで、多くのことを確認しないといけません。

（実際のコンペでは、他に確認することが多数あります。）

ほったらかしで「誰かが自動で管理」してくれることは、ないでしょう。

 

定期的に出欠URLへアクセスして、誰が入力してるのか、現状参加人数は何人なのか、コンペの予算はどれだけ見込めるか？

参加者の年齢層、性別の割合によってはどのような景品をどの順位で作成するべきか？

参加者が決定するまでにも定期的な管理が必要なのに、せっかく参加者の確認が終了したと思ったら、まだまだ考えないといけないことが山盛りです。

100戦練磨の幹事さんは次のステップが見えてるので、比較的スムーズに次のステップへ進めるかもしれません。

しかしどんなに慣れていても、やらなければならないことは人数が多くても少なくても、フローは同じです。

それは、ゴルフコンペ参加者の確認と決定です。

10人のコンペでも300人のコンペでも、

1・日程の確認
↓
2・候補日配信
↓
3・ゴルフ場の予約
※参加人数によっては複数仮予約
↓
4・案内分送信OR発送ORファックス
↓
5・参加者の確認
↓
6・参加者の決定
↓
7・仮予約したゴルフ場のキャンセル
↓
8・ゴルフ場の確定
↓
9・平均スコアを聞いて組表を作成
↓
10・予算の確定
↓
11・景品の選定
↓
12・最終決定事項の案内配信
↓
13・忘れないために最終案内を配信

…ETC

があります。

このうち、6までが定期的にアクセスして、管理していかないと、

景品や懇親会の内容のディテールが決まりません。

なので、出欠管理はミスなく無駄なく、失礼なくやることが非常に重要なのです。

参加人数が数名でも100名以上でもこのフローはほぼ変わりません。

最後まで読み進めた後に、これらの70%から80%を自動化する幹事システムに関して説明をさせて頂きます。

読んでいただけたら、例えそのゴルフコンペの参加者が

3名でも500名でもゴルフコンペの管理を半自動で、管理できるという自信が持てると思います。

ここで無料出欠サービスのメリット、デメリットお話を終わります。

続いてはスマホ利用者には欠かせないLINEの活用に関してご説明いたします。

 

ゴルフコンペ幹事虎の巻　その三　「LINEグループを作ってそこに配信」