ゴルフコンペ幹事 虎の巻 その三 「LINEグループを作ってそこに配信」ゴルフコンペ幹事 虎の巻 その三 「LINEグループを作ってそこに配信」 ゴルフコンペ景品のサイト！
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ゴルフコンペ幹事 虎の巻 その三 「LINEグループを作ってそこに配信」
さて、今まで無料で便利な出欠管理や日程調整ができる無料のWEBサービスのメリットとデメリットに関してお話をさせて頂きました。
今回は出欠管理をLINEのグループを作成して管理できるようにするメリットとデメリットに関して、お話をしたいと思います。
※すでにこちらの内容をご覧いただいた方は「無料幹事システム」ページへ
今では、世界中の人々が利用している便利なアプリ、LINEです。
私たちもこの利便性の良さから、今までLINEグループを数多く作成して、多くの出欠管理、参加者管理を行ってきました。
画像も動画も送れるし、オンタイムでコンペの状況や情報のやりとりができるのは本当に便利だと思います。
LINEの利用に関してメリットを上げるならこんな感じでしょうか。
①クローズな会話スペースなので、関係者でスムーズな情報のやりとりができる
②出欠もLINEの出欠アプリなどでグループ内の人で共有できる
③必要なことをオンタイムで聞くことができて解決できる
④当日の集合場所など、情報のやりとりが、常にわかる
本当に便利ですね。
ここまで便利だからこそ、世界中にユーザーがいるということは納得がいきます。
しかし、一方でデメリットも存在するのがLINEでもあります。
デメリットは以下の通りです。
①幹事が確認したい必要な情報が埋もれやすい
コメントがたまれば探すのが手間になる
②人によってLINEの使用方法が頻繁であったり、見るだけでの人もいたりまちまち
③ご高齢の方はそもそも使用していない
スマホすら持っていない
④コンペのメンバーが変わればグループが増えていき、グループの管理が煩雑になる
⑤必要資料などを送信しても、後のLINEのやりとりで埋もれてしまう
私たちが実際に管理をしようと使用してきたLINEですが、デメリットを感じていたのは正直ありました。
LINEとは使用者の独特な感覚といいますか、使用概念もあるので、ゴルフコンペの参加者全員が、気持ちのいいコミュケーションのやりとりが成立するにはむつかしいこともあります。
なぜかというと、今まで知らない方がLINEのグループに参加する可能性が、大いにあるからです。
知り合いだけで、または友人だけ、小規模なゴルフコンペをするにはとても便利なツールですね。
しかし、感覚も違えば、当日初めて会う方もいるゴルフコンペでは、使用方法によってはこのLINEグループだけ管理するのは考えていかないといけません。
それではLINEのデメリットに関して、一つ一つ説明していきましょう。
①幹事が確認で必要な情報が埋もれやすい
コメントがたまれば探すのが手間になる
これはグループLINEを活用しているとよくあることです。
必要な情報のやりとりだけが行われればいいのですが、使用者によって、その使用方法はまちまちです。
フランクな会話、面白い画像や内容をいれてもいいと考える人もいれば、トークに絡むのも面倒なので、読むだけの人もいます。
友達や、同窓会などなら、それでもいいのですが、ゴルフコンペのほとんどは社会人の方から構成されたメンバーです。
一度作成されたLINEグループに、誰かが「この人もグループにいれていい？」とういこともしばしばあることでしょう。
知らない方なので、特に断る理由もなく参加させることもあります。
そのことが悪いというこではなく、幹事からしたら、知らない方なので、気も使うことでしょう。
また、参加者が増えれば増えるほど、大切な情報が日々のやりとりで、どんどん埋もれていってしまいます。
ただ眺めるだけの人は、「もう一度詳細のファイルを送ってもらえますか？」など平気で言ってきますので、幹事はそのたびに必要資料を自分のパソコンから探して送信します。
幹事になったから仕方ないかもしれませんが、そんな人が多かったらやはり手間になりますよね、、、
これを解決するには、
・グループLINEの使用方法をしっかりと決める
・新規で入ってきたメンバーにきちんと、決まり事を伝える
・内容を確認したら、返事をするなどルールを決める
・必要資料や案内はノートや、アルバム機能をうまく使い分ける
などのルールを決めるとスムーズに行くかもしれません。
しかし、上記の内容を実行すると、なーーんかお堅いコンペに参加しちゃったなーーーなど、思う方も出てきます。
楽しいゴルフコンペをメンバーの皆さんへ提供したいと願う幹事にとっては、出来るだけ管理は楽にして、メンバーの皆さんが仲良くコンペ当日を迎えてほしいと思います。
これらを回避するには、読み進めた最後にあります、内容をご覧ください。
それは、幹事からメンバーへ一方通行でいい案内や内容があり、メンバーみんなで共有するべき内容が、すみ分けされたものです。
ゴルフコンペ当日まで、必要な情報や資料が埋もれてわからなくなることがないように、メンバーそれぞれが知ることができるシステムです。
②人によってLINEの使用方法が頻繁であったり、見るだけであったりまちまち
これは先ほどの①でも軽く説明をさせて頂きました。
LINEとは使用する人に依存します。
それは幹事でも同じことです。
コンペが終わると大体、ブービー賞のプレイヤーが次回のゴルフコンペ開催のために幹事を引き受けることがあります。
次回のゴルフコンペはジャンジャン盛り上げようとか、正直言って仕事忙しくてしんどいなど、人によってはあるでしょう。
幹事の方にも事情もありますし、LINEの使用方法やその概念はまちまちです。
特に、次回の幹事が見るだけの人だったら、、、
自分が今までやっていたこと、ほかの方がやっていて、反応がなければ、ショックを受けることでしょう。
積極的にコメントやトークを盛り上げる方は、一人走りしているようにも感じる人もいるでしょう。
幹事によって、LINEの使用の方法が様々なのです。
ということは、出欠も〇〇幹事は伝助で行う。
しかし、□□幹事は調整さんで、でも△△幹事はLINEの出欠アプリで、●●幹事はメールで、など幹事の方によって、慣れている方法で出欠管理をするものですから、出欠を伝える方も困惑します。
そこには決まったフォーマット形が存在することは非常に稀です。
頻繁に行うゴルフコンペでも3カ月に一度主催すれば多い方ですが、そのようなゴルフコンペになってくると、出欠など、様々な方法をフォーマット化すれば、幹事は楽になります。
幹事が都度変わるたびに、引継ぎが必要になってきますが、フォーマット化すればミスも減ってくることでしょう。
となると、使用方法が人により違ってくるLINEでの管理は頻繁に行うゴルフコンペでは意外と役に立つのかもしれません。
それを出欠のフォーマットにすれば、いいのですから。
しかしなかなか3ヵ月に一度行うゴルフコンペってないですよね。
幹事や、周りのメンバーがしならない新規メンバー入ってきたときに、その人が加わりやすいようなLINEトークの雰囲気作りも必要になってきますね。
使用する場面を分けていけばLINEでの情報共有は非常に効率的になるかと思います。
③ご高齢の方はそもそも使用していない
スマホすら持っていない
先ほどLINEに関してお話をさせて頂きました。
使用方法など、ゴルフコンペをするグループによってLINEの活用を決めていけば非常にいいツールであるとご説明をさせて頂きました。
しかし、ここで一つ問題があります。
世界中に一般的に爆発的な勢いで普及したスマートフォンですが、LINEというアプリは
デフォルトで入っていない
とう事実があります。
アプリをダウンロードしてインストール必要があります。
実際にあったことですが、LINEをしていない方もいました。
FacebookはしているがLINEはしていない。
Facebookで出欠を管理して欲しい。
そんなこともありました。
ほとんどの方がLINEをインストールしているとイメージしますが、やはりご高齢の方もゴルフコンペに参加します。
PCは使えるけど携帯やスマホは使えない方も実際にいらっしゃいました。
時代もさらに進んでいくとLINEユーザーは増えていくことでしょう。
しかし、LINEで管理を行うと、大切な案内や資料が埋もれてしまう可能性がでてくる、と前述しました。
また、これは想像ですが、LINEに代わるもっと便利なアプリが出てくることでしょう。
そうなると、Facebookはしているが、LINEはしていないと同じように、LINEはしているが●●はしていない。
なんていう方が出てくる可能性があります。
アプリケーションは人に依存するので、インストールしてもうら必要があります。
ご高齢の方に限らず、実際にFacebookやLINEをしていない方もいるのが事実です。
一人ひとりが出欠の確認方法が異なれば幹事の手間や出欠管理に割く時間も増えていきます。
これが30人以上のゴルフコンペの場合、まず60歳以上のかたや70歳以上のかたがメンバーとして参加されることが考えられます。
メンバーの全員がそれぞれ出欠を容易に確認できて入力ができれば、入力者側も、幹事も楽になります。
普段のお仕事やご家庭の事情もある幹事さん、様々なことに気を配り配慮が必要になります。
これらの事態を解消するために、このページの下部にある内容をご覧ください。
そうすれば、たいていの問題が解消されるイメージを持って頂けると思います。
④コンペのメンバーが変わればグループが増えていき、グループの管理が煩雑になる
こちらは先ほども述べましたが、さほど多くのグループに入っていない方は問題ありませんが、多くのグループに入っていると、よくある問題です。
ゴルフコンペに限らず、LINEグループは勝手に招待され、日に日にどんどん増えていきます。
新しいコミュニティーができれば、LINEグループの誘いがあったり、あまり深く考えずに参加したりします。
非常に簡単に参加できるので便利なのですが、時に入りたくないグループも存在しますよね(笑)
これがコンペのメンバーが変われば、都度グループが増えていった場合に起きやすい出来ごとがあります。
それはグループを間違えた誤送信（実際に私がやってしまいました 苦笑）
これは無差別に作られるLINEグループが増えていき、同じような名前のグループなど存在したりします。
また、ゴルフコンペのときしか、稼働しないので、増え続けるLINEグループの中で埋もれていき、久しぶりにグループトークが動いたときは、
「なんのコンペだったっけ？？」
となりなりがちです。
また、幹事に選ばれてしまった日には、埋もれかけたLINEグループを、多くの参加しているグループから探さなければなりません。
これは実際にある話ですが、ほぼ同じゴルフコンペメンバーが集まり、違うLINEグループで情報のやり取りをしていることがあります。
個人によってLINEの使用頻度はまちまちであると前述したとおり、あまり参加意欲の薄いメンバーはどのLINEがどのような意味を持っているのか、その人にとっては不明です。
誰でも、容易にグループを作ることができるのですが、その容易さゆえに、幹事としては管理が煩雑になることも発生します。
便利なものは本当に便利です。
冒頭のほうでも述べました、無料の出欠管理も簡単にできて汎用的であるからこそ、多くの方が利用をします。
なんでも対応できるように出来ていますが、やはり限界があります。
私たちは実際に誤送信（お恥ずかしい話ですが）や情報が埋もれてしまったり、ミスもしたこともありました。
このような事態を未然に防ぎ、失礼のないようにゴルフコンペ当日を迎えたいものです。
このまま読み進めて頂けたら、私たちの経験則から今のところベストである方法をご紹介いたします。
それは
ゴルフコンペの管理が簡単にできる。
一元管理によって、煩雑になりにくいグループ管理やメンバー管理をイメージしていただけると思います。
という気持ちはもう少し押させて頂き、もう少しお付き合いください。
それは、キチンとメリットとデメリットをご理解頂きたいのです。
それでは次の説明に移ります。
⑤必要資料などを送信しても、後のLINEのやりとりで埋もれてしまう
こちらはこのLINEの使用に関するメリットとデメリットでちょくちょく出てきました。
通常のLINEをしていれば誰もが感じたことがあるでしょう。
それは
大切な情報が埋もれてしまう、、、、
私たちはこの場面にかなり多く出くわしました。
それは、LINEグループでやりとりしている方が必ずしも同じ仕事場や、サークルの仲間ではありません。
先ほど述べた「LINEは使用頻度が個人によって異なる」ので、よく内容を確認していない方は、前日や当日にこう言ってきます。
「もう一回、資料送って」
「もう一回、当日の詳細送って」
私も仕事が忙しいときに、ぎりぎりで言われると、正直いって
「イラッッッッッッ！！！」
ときます。（苦笑）
特にゴルフコンペの幹事はゴルフコンペ数日前は景品や備品の確認など、ただでさえ忙しいのに！！！
って思ってしまいます。（気持ちが小さくてすみません、、、）
このようにLINEでは
埋もれる
とういことが前提にあります。
よくできたチャットなどありますが、簡易コミュケーションツールではよく起こりうることですよね。
それを回避するために、LINEは「LINE＠」というものが登場しました。
これは、グループ管理者が一方通行に情報を発信できます。
グループメンバーはそこに返信しても、返信内容はグループトーク内では表示されません。
返信内容は管理者だけが見れて、管理者がそのコメントをグループトーク内に表示する権限も持っています。
これはとても便利ですよね！
よく飲食店やイベントなどに使用され、参加された方だけに、特別なセール情報などが配信されます。
この便利なLINE＠ですが、
残念なことに
「有料」
なのです。
月額5000円程度から10000円します。
無料のプランもあるのですが、月の配信回数が4回程度に制限されます。
さらにテキストのみの送信なので、資料や画像は送信できません。
もしかしたら文字数制限もあるかもしれませんので、もし興味がある方はLINE＠の公式ページでご確認ください。
この問題を回避するには、読み進めて頂いたページ下にある内容をお読みください。
お読みいただけたら、幹事の方が一方通行で情報発信できて、参加者の返信やトークのやり取りはその方と幹事間で行われます。
あとは有料か無料か、、、、
という点ですが、ここで明かしてしますと、、、
ご利用は
「全て無料」
です。
しかし、あなたには是非このまま読み進めて頂き、実際に納得して頂き、あなたのもっている悩みや不安、問題が解決されそうと感じた時に、ご使用をお考え頂きたいと思います。
それでは次に進めていきたいと思います。
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